La ProducciГіn ArtГstica aborda procesos y procedimientos tГ©cnicos que conforman un capГtulo esencial de la GestiГіn Cultural. Este capГtulo los define y desarrolla tomando como marco tres escenarios habituales (actividades escГ©nicas, cinematogrГЎficas y expositivas) en los cuales se detallan las tareas incluidas en las fases de preproducciГіn, producciГіn y postproducciГіn.
Juana ГЃlvarez Delgado y Manuel MacГas GarcГa ajustan dicha GestiГіn por Procesos al ГЎmbito universitario ofreciendo unas pautas comunes extrapolables a cualquier otra organizaciГіn y ГЎmbito y reflejadas en el volumen reseГ±ado en la bibliografГa:
Para ello es conveniente disponer tanto de fotografГas como de un plano tГ©cnico del espacio que recoja su direcciГіn, ubicaciГіn, dimensiones, espacios y caracterГsticas asГ como de un detallado resumen tГ©cnico de su equipamiento (sonido, luces, cГЎmaras, seguridad, etc.) y recursos humanos.
La firma de las partes implicadas en el contrato plasma y regulariza las condiciones del acuerdo. AdemГЎs del marco jurГdico del mismo (abordado de forma especГfica en el capГtulo 6 de este manual EL MARCO JURГЌDICO Y LEGAL DE LA CULTURA), el contrato tambiГ©n debe contener diferentes anexos relativos a la producciГіn artГstica del evento.
Entre ellos debe figurar el rider tГ©cnico (sonido y luces), las condiciones relativa a alojamiento (categorГa de hotel u hostal a utilizar durante su permanencia, nГєmero y tipo de habitaciones a reservar en el caso de que sean responsabilidad del promotor y si incluyen algГєn tipo de manutenciГіn como desayuno, almuerzo o cena), el desplazamiento externo e interno (fuera o dentro de la ciudad donde se celebra el evento), el camerino y servicios asГ como catering mГnimo (donde se especifiquen tantos alimentos como bebidas requeridas).
Entre los primeros pueden figurar equipos de sonido, luces, instrumentos, venta de entradas, impresiГіn, cГЎmaras de proyecciГіn, vehГculos, escenografГa o mobiliario o catering mientras que entre los segundos es posible incluir las figuras del agente de seguridad, tГ©cnico de audiovisuales, camarero, conductor o taquillero, entre muchas otras.
Si la actividad que organizamos forma parte de un ciclo o programa mГЎs general, habrГa que detallar el calendario del mismo con la intenciГіn de que los espectadores que han acudido a esa actividad tengan informaciГіn de otras en la misma lГnea cuya existencia quizГЎs ignoran.
Resulta fundamental fijar y cumplir con un horario lo mГЎs detallado posible que fije la secuencia de actuaciГіn el dГa o dГas de celebraciГіn de la actividad. Para ello resulta muy oportuno trabajar con dos documentos que actГєen de guГa tanto para los artistas o compaГ±Гas y sus agentes (Hoja de Ruta В– a nivel externo) como para los promotores u organizadores (Cronograma В– a nivel interno).
INGRESOS EN TAQUILLA: se entenderГЎ como ingresos en taquilla el total producto de las entradas, en el que se computarГЎn, en su caso, el abono y el aumento de precio en la contadurГa o despacho, cualquiera que sea su forma, sin tomar en cuenta ningГєn arreglo o convenio particular que el organizador o empresario del acto en cuestiГіn pueda hacer vendiendo billetes o entradas a precios menores que los anunciados al pГєblico en general, o distribuyГ©ndose gratuitamente, con excepciГіn de la rebaja que el organizador o empresario del acto concede a los abonados, en su caso. Las invitaciones que no superen el 5% del aforo del recinto donde se vaya a celebrar el acto, con un lГmite mГЎximo de 1.000 invitaciones por acto, no computarГЎn para el cГЎlculo de los derechos de autor.
REVISIГ“N DE LAS TARIFAS DE TANTO ALZADO. Las tarifas de tanto alzado contenidas en las presentes TARIFAS GENERALES de SGAE, serГЎn revisadas anualmente y quedarГЎn modificadas en la misma cuantГa en que haya variado el Гndice del coste de la vida en el aГ±o precedente В—conjunto nacionalВ— denominado Гndice de precios al consumo (IPC), que publique el Instituto Nacional de EstadГstica u Organismo que haga sus veces.
Si la proyecciГіn de la pelГcula se realiza en una sala es importante atender a la normativa del Instituto de la CinematografГa y las Artes Audiovisuales del Ministerio de EducaciГіn, Cultura y Deporte que apunta lo siguiente:
En este caso los desplazamientos se refieren a los del soporte (35 milГmetros, Blu-ray, DCP, etc.) en el que se envГe la pelГcula. Habitualmente suelen correr a cargo de la organizaciГіn y, por ello, su coste no figura en la factura que la distribuidora remite al organizador.
En el catГЎlogo o libro aparecerГЎ lugar, dГa, fecha y hora del proyecto expositivo asГ como tГtulo y autor/es de la muestra, fechas de apertura y cierre, datos relativos y logos de la organizaciГіn y patrocinadores y responsables del diseГ±o, maquetaciГіn e impresiГіn del catГЎlogo. TambiГ©n se integrarГЎn en Г©l los correspondientes textos institucionales, de comisario y, si se quiere, de autor asГ como las reproducciones acordadas, fichas tГ©cnicas, traducciones y currГculo de los artistas.
VEGAP tiene suscritos contratos de representaciГіn recГproca con treinta y nueve sociedades de autor de otros paГses, que aparecen recogidas en su pГЎgina web (www.vegap.es). Esto significa que los derechos de autor de los socios de VEGAP son gestionados en los paГses de la UniГіn Europea y de otros continentes, tales como Argentina, Brasil, CanadГЎ, Estados Unidos, MГ©xico, Australia, Corea y JapГіn, entre otros.
3. Los convulsos tiempos que vive actualmente la industria cultural (en especial la musical, cinematogrГЎfica y editorial), asociados a la crisis de los soportes, obligan a reflexionar sobre el tema como base modificadora en un futuro inminente de los procesos de producciГіn artГstica. Algunos de los muchos artГculos publicados en torno al tema se pueden encontrar en la web de El PaГs: elpais.com/tag/industriacine/a, elpais.com/tag/industriadiscografica/a, elpais.com/tag/sector_editorial/a.
4. Desde este enlace se accede a la informaciГіn sobre los recursos y lГneas de gestiГіn que aborda el Instituto de la CinematografГa y de las Artes audiovisuales, servicios, cooperaciГіn internacional y lГneas de actuaciГіn en materia de cine y audiovisuales: www.mcu.es/cine
Manual Atalaya de Apoyo a la GestiГіn Cultural
- capГtulos IntroducciГіn PolГtica y Cultura GestiГіn Cultural Territorio Estrategias Marco JurГdico Herramientas GestiГіn Compartida EconomГa Recursos Documentales Anexos
- autores
- bibliografГa
- cГіmo se hizo
- equipo editorial
- IntroducciГіn
- PolГtica y Cultura
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- Marco JurГdico
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- Recursos Documentales
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- cГіmo se hizo
- equipo editorial
7.6 ProducciГіn artГstica
por Salvador CatalГЎn Romero
La ProducciГіn ArtГstica aborda procesos y procedimientos tГ©cnicos que conforman un capГtulo esencial de la GestiГіn Cultural. Este capГtulo los define y desarrolla tomando como marco tres escenarios habituales (actividades escГ©nicas, cinematogrГЎficas y expositivas) en los cuales se detallan las tareas incluidas en las fases de preproducciГіn, producciГіn y postproducciГіn.
1. La producciГіn artГstica en el mapa de procesos
La GestiГіn por Procesos constituye una lectura alternativa a los servicios funcionales y parte de una organizaciГіn interrelacionada de procesos que tiene como objeto optimizar la satisfacciГіn del usuario y alcanzar los objetivos establecidos por la organizaciГіn.
Juana ГЃlvarez Delgado y Manuel MacГas GarcГa ajustan dicha GestiГіn por Procesos al ГЎmbito universitario ofreciendo unas pautas comunes extrapolables a cualquier otra organizaciГіn y ГЎmbito y reflejadas en el volumen reseГ±ado en la bibliografГa:
Mapa de Procesos: Establece una relaciГіn entre las actividades de la organizaciГіn y los usuarios externos e internos, los proveedores y los grupos de interГ©s a la vez que permite mejorar la coordinaciГіn entre sus elementos clave.
Su estructura permite distinguir entre
- Procesos EstratГ©gicos: son aquellos mediante los cuales la organizaciГіn desarrolla sus estrategias y define sus objetivos.
- Procesos Clave: son aquellos propios de la actividad y funciГіn de la organizaciГіn y en ellos se enclava la PRODUCCIГ“N ARTГЌSTICA...
- Procesos de Apoyo: son aquellos que proporcionan los medios para que los Procesos Clave se pueden llevar a cabo.
DocumentaciГіn de procesos: Supone el punto de arranque de todo rediseГ±o o mejora de cualquier proceso. Se trata de un "mГ©todo estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos clave, estratГ©gicos y de apoyo".
Equipos de procesos: Son fundamentales en la gestiГіn de los procesos y su orientaciГіn hacia el usuario a travГ©s de los sistemas de revisiГіn y control.
RediseГ±o y mejora de procesos: "Son consecuencia del anГЎlisis de un proceso y tienen como objeto "incrementar la eficacia, reducir costes, mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de producciГіn y prestaciГіn del servicio".
Indicadores de gestiГіn: miden y cuantifican los principales aspectos y sirven para que la organizaciГіn "pueda conocer, controlar y mejorar su gestiГіn".
Sobre esta base argumental, este capГtulo aborda la fase de la PRODUCCIГ“N ARTГЌSTICA concibiendo su estructura como un mecanismo flexible adaptable a las distintas organizaciones o agentes que puedan llegar a utilizarla total o parcialmente.
Los PROCESOS CLAVE arrancan con el proceso DISEГ‘O DE UNA OFERTA PROACTIVA Y REACTIVA a la que sigue la REALIZACIГ“N DE LA OFERTA. En esta Гєltima fase se incluye la PRODUCCIГ“N, acompaГ±ada de forma paralela por los procesos COMUNICACIГ“N e INSCRIPCIГ“N Y PARTICIPACIГ“N. La EVALUACIГ“N corona la estructura de estos Procesos Clave.
La estructura completa del MAPA DE PROCESOS de un Servicio de ExtensiГіn Universitaria de una universidad es la que aparece en el siguiente grГЎfico:
El punto de arranque de este Mapa de Proceso son las NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES mientras que el objetivo es la SATISFACCIГ“N DE LOS CLIENTES. Entre ambos estadios se desarrollan los tres grandes bloques de Procesos (EstratГ©gicos, Clave y de Apoyo) que ya hemos introducido y que quedan conformado por las siguientes etapas:
Procesos EstratГ©gicos:
- PlanificaciГіn y Presupuesto
- Alianzas
- DetecciГіn de Necesidades y Expectativas
- RevisiГіn por la DirecciГіn
Procesos Clave:
- ProgramaciГіn de Oferta
- RealizaciГіn de Oferta
- EvaluaciГіn
- ComunicaciГіn
- ProducciГіn (del cual se ocupa este documento)
- InscripciГіn y ParticipaciГіn
Procesos de Apoyo
- FormaciГіn
- Compras - GestiГіn EconГіmica
- GestiГіn Documental
- DiseГ±o GrГЎfico e ImГЎgen
Este capГtulo parte de dicho esquema, desarrolla el proceso PRODUCCIГ“N y lo sitГєa en el contexto de la gestiГіn cultural tomando como marco diferentes formatos culturales (teatro, mГєsica, cursos, etc.)
El desglose de cada uno de estos apartados, su relaciГіn y secuenciaciГіn bien pueden tomarse como guГa a la hora de planificar, desarrollar y evaluar una actividad cultural cualquiera que sea aunque, en la medida de lo posible, intentaremos diferenciar y subrayar las peculiaridades de cada una de ellas.
Nuestro objetivo es trazar un plano bГЎsico de producciГіn que pueda adaptarse a la extensa pluralidad de proyectos y modelos (representaciГіn teatral o de danza, concierto, exposiciГіn, proyecciГіn cinematogrГЎfica, etc.) de pequeГ±o / mediano formato que maneja hoy cualquier gestor cultural pГєblico o privado.
Para ello, segmentaremos los proyectos en tres marcos genГ©ricos que nos permitan dotar a cada uno de ellos tanto de procedimientos comunes como de particulares conformaciones tГ©cnicas y organizativas:
- PROYECTO ESCÉNICO: concierto, representación teatral o danza, etc.
- PROYECTO CINEMATOGRГЃFICO: exhibiciГіn cinematogrГЎfica.
- PROYECTO EXPOSITIVO: exposiciГіn artГstica o similar.
Prescindimos de tratar el proceso de producciГіn artГstica de gran formato (festival o similar), mucho mГЎs extenso y complejo que el que aquГ exponemos y desarrollamos.
2. La producciГіn artГstica y sus fases
El proceso PRODUCCIГ“N abarca la secuencia de acciones que materializan una proyecto y abarca desde la concepciГіn del mismo proyecto cultural —fase inicial— hasta la fase distribuciГіn como fase final pasando por la propia fase de producciГіn o desarrollo de la actividad cultural.
La PRODUCCIГ“N ARTГЌSTICA puede secuenciarse en tres grandes fases, comunes a los tres marcos genГ©ricos establecidos:
- PreproducciГіn
- ProducciГіn
- PostproducciГіn
A continuaciГіn, desarrollaremos cada una de estas fases ajustГЎndolas a dichos formatos:
3. Proyecto escГ©nico:
Concierto, representaciГіn teatral o danza...
Proyecto escГ©nico: preproducciГіn
Abarca la fase previa a la plasmaciГіn del proyecto (representaciГіn teatral, concierto, etc.) y requiere una secuenciaciГіn lГіgica encaminada a la plasmaciГіn del mismo.
DiseГ±o del proyecto
Parte de una idea inicial surgida a partir de unos criterios de programaciГіn y debe ser articulada tomando como base sus posibilidades reales de ejecuciГіn y los objetivos a alcanzar. En su elaboraciГіn deben aplicarse tanto aportaciones personales del gestor o de su instituciГіn o empresa como documentaciГіn derivada de fuentes ajenas.
En este mismo BlOQUE " HERRAMIENTAS PARA LA GESTIГ“N CULTURAL" se puede encontrar una guГa para el DISEГ‘O INTEGRAL DE PROYECTOS CULTURALES que abunda de forma profunda y extensa en este punto de arranque.
ElaboraciГіn del presupuesto
El presupuesto debe ser lo mГЎs detallado posible recogiendo en sus correspondientes partidas de gastos e ingresos todos los pormenores relativos al mismo. Este aspecto se aborda de forma detallada y concreta en el capГtulo 7.3 GestiГіn financiera y econГіmica en el sector cultural del manual.
Acuerdo con sponsors y patrocinadores
Ligado a la confecciГіn del presupuesto debe quedar fijado el acuerdo con posibles sponsors o patrocinadores, tanto pГєblicos como privados, que contribuyan, de forma total o parcial, a la financiaciГіn del proyecto. Su aportaciГіn (directa o compensatoria) debe detallarse claramente en el presupuesto.
La presencia (mediante logotipos o similar) de dichos patrocinadores en todos los productos publicitarios y de difusiГіn del proyecto tiene que ser cuidada al mГЎximo asГ como acordada previamente con dichos agentes patrocinadores u organizadores.
RecepciГіn y evaluaciГіn de ofertas
Una vez confeccionado el perfil de la actividad cultural a desarrollar, debe procederse al estudio de la documentaciГіn que permita darle contenido. En este procedimiento es fundamental realizar una labor de investigaciГіn y consulta orientada a ajustar lo mejor posible las ofertas recibidas al modelo que hemos fijado previamente.
En este procedimiento resulta crucial el conocimiento y comunicaciГіn con los agentes de los grupos o compaГ±Гas. Con la intenciГіn de evitar el coste producido por intermediarios, es recomendable contrastar las opciones econГіmicas presentados por los diferentes agentes en el caso de que no exista exclusividad del artista, grupo o compaГ±Гa con uno de ellos.
TemporalizaciГіn
Una vez seleccionada la opciГіn que nos interesa, chequearemos si existe disponibilidad en las fechas de nuestro calendario que nos interesa programar.
Espacios
La selecciГіn de fechas debe coordinarse con la disponibilidad de los espacios (teatro, sala, etc.) donde tenemos previsto ubicar la actividad escГ©nica. Es decisivo chequear previamente el estado de sus instalaciones y la adaptaciГіn de la mismas a las necesidades del proyecto que pensamos ubicar allГ.
Para ello es conveniente disponer tanto de fotografГas como de un plano tГ©cnico del espacio que recoja su direcciГіn, ubicaciГіn, dimensiones, espacios y caracterГsticas asГ como de un detallado resumen tГ©cnico de su equipamiento (sonido, luces, cГЎmaras, seguridad, etc.) y recursos humanos.
Toda esta informaciГіn debe ser remitida al agente del artista con el objeto de que aporte su aprobaciГіn o discrepancia con la misma. En el caso del tema tГ©cnico se realizarГЎ especial hincapiГ©, solicitando al agente un cuadro de exigencias tГ©cnicas del artista donde figuren tanto elementos tГ©cnicos como marcas y modelos de los mismos. Finalmente, se procederГЎ a un acuerdo condicionado por el material disponible o a alquilar.
Es importante que el espacio cumpla con las medidas de seguridad necesarias para la celebraciГіn del evento y que sus caracterГsticas se ajusten tanto a las necesidades de los artistas (escenario, camerinos, accesos, etc.) como de los espectadores (salidas de emergencia, servicios, etc.)
El acuerdo
La firma de las partes implicadas en el contrato plasma y regulariza las condiciones del acuerdo. AdemГЎs del marco jurГdico del mismo (abordado de forma especГfica en el capГtulo 6 de este manual EL MARCO JURГЌDICO Y LEGAL DE LA CULTURA), el contrato tambiГ©n debe contener diferentes anexos relativos a la producciГіn artГstica del evento.
Entre ellos debe figurar el rider tГ©cnico (sonido y luces), las condiciones relativa a alojamiento (categorГa de hotel u hostal a utilizar durante su permanencia, nГєmero y tipo de habitaciones a reservar en el caso de que sean responsabilidad del promotor y si incluyen algГєn tipo de manutenciГіn como desayuno, almuerzo o cena), el desplazamiento externo e interno (fuera o dentro de la ciudad donde se celebra el evento), el camerino y servicios asГ como catering mГnimo (donde se especifiquen tantos alimentos como bebidas requeridas).
Empresas auxiliares
Si el promotor del evento no dispone de recursos tГ©cnicos propios instalados en los espacios donde tiene previsto celebrar la actividad, se verГЎ obligado a proceder a la contrataciГіn de una o varias empresas que aporten tanto recursos humanos como materiales con el objeto de que presten sus servicios en el lugar donde se desarrolla el evento.
Es importante estar al tanto de los requisitos legales que deben cumplir las empresas con las cuales efectuemos acuerdos de contrataciГіn de servicios.
Como ya quedГі indicado, dichas empresas podrГЎn aportar tanto recursos tГ©cnicos como humanos para la celebraciГіn del evento.
Entre los primeros pueden figurar equipos de sonido, luces, instrumentos, venta de entradas, impresiГіn, cГЎmaras de proyecciГіn, vehГculos, escenografГa o mobiliario o catering mientras que entre los segundos es posible incluir las figuras del agente de seguridad, tГ©cnico de audiovisuales, camarero, conductor o taquillero, entre muchas otras.
Desplazamientos
zn algunos casos, el promotor debe hacerse cargo tanto de los desplazamientos externos como internos de los artistas que protagonicen una actividad cultural.
En el caso de los desplazamientos externos, resulta obligado solicitar los servicios de una agencia de viajes que contrate los viajes hasta el lugar de celebraciГіn del acto en el medio (coche, tren, aviГіn, etc.) previsto y acordado para ello. Si asГ se ha concretado, el promotor deberГЎ abonar los gastos del viaje de ida y vuelta del artista o los que le solicite en el caso de encontrarse de gira. En caso contrario, serГЎ el agente del artista quien se encargue de esta gestiГіn.
Cuando el promotor se haga cargo Гєnicamente de los desplazamientos internos, habrГЎ que concertar la recogida de los artistas en el aeropuerto o punto de recogida acordado y desplazarlos al hotel o al espacio de celebraciГіn de la actividad. Con posterioridad a la celebraciГіn del mismo, serГЎ necesario (en el mismo dГa o en otro) desplazarlos hasta el punto de retorno elegido.
Seguros
Es perceptiva la contrataciГіn de una pГіliza de seguro que garantice la cobertura de las indemnizaciones tanto a los artistas como a asistentes y promotores en caso de percance. Las clГЎusulas estarГЎn condicionadas tanto por las exigencias legales (Responsabilidad Civil en la mayorГa de los casos) como por las del promotor, artista o espacio donde se desarrolle el evento.
Hotel / manutenciГіn
En ciertos formatos culturales (conciertos, representaciones teatrales, etc.) es habitual que entre las obligaciones del promotor se encuentre la reserva y abono del hotel y/o manutenciГіn del artista durante su estancia. Este dato debe especificarse claramente en contrato (tal y como se indicГі en su apartado correspondiente), detallando el nГєmero de habitaciones necesarias, las caracterГsticas de las mismas (single, doble, triple, etc.) y la categorГa del establecimiento hostelero correspondiente (pensiГіn, hostal, hotel, etc.) con el nГєmero de estrellas del mismo.
Es interesante buscar un espacio hotelero lo mГЎs cercano posible al lugar de celebraciГіn de la actividad con el objeto de minimizar lo mГЎximo posible los costes relativos a desplazamientos internos.
En cuanto a la manutenciГіn, se realizarГЎ una reserva previa, detallando el nГєmero de comensales acordado, en un establecimiento lo mГЎs prГіximo al lugar de la actividad.
Con el objetivo de evitar desajustes presupuestarios de Гєltima hora, es provechoso cerrar un menГє con importe fijo con el restaurante o bar y notificarlo luego al artista. Cabe tambiГ©n la posibilidad de acordar con Г©l un sistema de compensaciГіn econГіmica mediante el cual se fija una cantidad por componente destinada a su desayuno, almuerzo o cena y que debe ser abonada por el promotor al agente o mГєsico, ya sea mediante transferencia previa o en efectivo.
Seguridad
Es obvio apuntar que toda actividad cultural deberГЎ cumplir escrupulosamente tanto con la legislaciГіn estatal como con la autonГіmica o local relativa a la celebraciГіn y desarrollo la misma. En ella inciden el tipo de actividad, el aforo y capacidad del espacio y las condiciones de seguridad del mismo tanto para pГєblico como para artistas.
La suscripciГіn de seguros, tratada ya en este capГtulo, tambiГ©n forma parte de esta tanda de medidas.
MГЎs allГЎ de este bloque de medidas legales de obligado cumplimiento, el promotor deberГЎ proceder tambiГ©n a la contrataciГіn de servicios de seguridad y limpieza del espacio (si no los tuviere) que contribuyan al correcto desarrollo de la actividad.
Los agentes de seguridad se situarГЎn en lugares estratГ©gicos del espacio (puertas de acceso, taquilla, escenario, servicios, etc.) mientras que el servicio de limpieza procederГЎ a desarrollar su labor tanto antes o durante como una vez finalizada la actividad.
Material grГЎfico o audiovisual
MГЎs allГЎ del material grГЎfico destinado a la ComunicaciГіn y Marketing de la actividad, el promotor de la actividad cultural tambiГ©n debe considerar los costes y procedimientos necesarios para cubrir el material grГЎfico y publicitario que figura en el recinto donde se celebre la actividad.
La presencia externa e interna de paneles o pancartas que informen y publiciten los aspectos relativos a la actividad son fundamentales para que el pГєblico identifique con nitidez los ГЎmbitos que queremos comunicar.
AsГ, se antoja necesario una clara presencia del programa cultural que alberga la actividad (nombre del ciclo de conciertos o espectГЎculos teatrales o de danza, de la sala de exposiciones, del programa formativo, etc.) mediante paneles tradicionales o recursos audiovisuales a ubicar en zona cercana al epicentro de la actividad (escenario o similar).
Si la actividad que organizamos forma parte de un ciclo o programa mГЎs general, habrГa que detallar el calendario del mismo con la intenciГіn de que los espectadores que han acudido a esa actividad tengan informaciГіn de otras en la misma lГnea cuya existencia quizГЎs ignoran.
De igual forma, si la actividad se integra en la programaciГіn global de un agente cultural pГєblico o privado dedicado a la programaciГіn continua, tambiГ©n serГa necesario ofrecer informaciГіn sobre otros ciclos o programas aunque aborden campos culturales diferentes al de esta actividad concreta.
MenciГіn aparte merecen los agentes patrocinadores y colaboradores del evento: su presencia (mediante logo, marca o similar) debe estar garantizada en todos y cada uno de los elementos publicitarios que se exhiban en el espacio en el que se desarrolle la actividad, indicando su grado de implicaciГіn (patrocinador, colaborador, etc.) en el evento.
TambiГ©n puede ser necesaria la instalaciГіn de puntos de informaciГіn en el espacio donde se desarrolle la actividad destinados a la publicidad de los agentes patrocinadores o a la venta de material publicitario de los artistas (merchandising, discos, camisetas, libros o similar).
ComunicaciГіn y marketing de la actividad
Aunque el capГtulo 7.5 Marketing de proyectos trata especГficamente de los procesos necesarios para la promociГіn de las actividades culturales, es obligado dejar constancia de la importancia de este factor en el posterior Г©xito de la actividad.
No obstante, no estГЎ de mГЎs subrayar que la combinaciГіn entre comunicaciГіn y marketing tradicional y digital (Internet, redes sociales, etc.) se antoja crucial en el momento de trazar una estratГ©gica de comunicaciГіn y marketing que permita positivos resultados.
Entradas
En los casos en que se prepare un proyecto escГ©nico que conlleve la adquisiciГіn de algГєn tipo de ticket o entrada para el acceso a la misma (concierto, representaciГіn teatral o de danza, exposiciГіn, etc.), serГЎ necesario elaborar el taquillaje preceptivo contando con las condiciones de seguridad que eviten su falsificaciГіn.
La Sociedad General de Autores y Editores (SGAE) puede fiscalizar mediante control la venta de las mismas con el objeto de tener datos precisos sobre el nГєmero de entradas que el organizador pone a la venta y expedir su facturaciГіn en relaciГіn a los mismos.
Cabe la posibilidad de establecer un precio de entrada destinado a la venta anticipada y otro, algo mayor, para la venta a realizar en taquilla el mismo dГa de la actividad. En ambos casos, los precios deben quedar claramente especificados tanto en la entrada como en la publicidad del evento. Las entradas de venta anticipada pueden distribuirse por distintos puntos de venta directa o a travГ©s de Internet y deben recogerse y cuantificarse un dГa antes de la celebraciГіn de la actividad cultural con la intenciГіn de poner los excedentes a disposiciГіn de la taquilla el dГa y lugar en que tenga lugar la actividad cultural.
En actividades de pequeГ±o y mediano formato es aconsejable abrir la taquilla al menos dos horas antes del comienzo y facilitar asГ su acceso a los espectadores.
Existen numerosas empresas (detalladas en el anexo Documentos) que se encargan de gestionar la venta de entradas a travГ©s de sus respectivas webs. Suelen cobrar un canon por entrada vendida y presentan la ventaja de facilitar a los espectadores el pago de las mismas en condiciones seguras.
Derechos de autor
Dada la amplia casuГstica existente en este tema, nos remitimos a la normativa detallada en la pГЎgina web de la SGAE (www.sgae.es) donde se indica lo siguiente:
Si tienes un bar, una compaГ±Гa de teatro o danza, un teatro, una sala de conciertos, una cadena de televisiГіn, una emisora de radio, un portal de Internet o cualquier otro negocio en el que ofrezcas mГєsica, obras audiovisuales, etc., habrГas de obtener una de nuestras licencias para poder utilizar pГєblicamente nuestro repertorio protegido.
Cada una de esas licencias genera una normativa propia con sendos apartados dedicados a:
- Conciertos, Eventos
- Teatro y Danza
- Performing Arts
En estos apartados pueden englobarse los proyectos que abordamos en este apartado del manual.
La SGAE, Sociedad General de Autores y Editores, es una entidad privada dedicada a la defensa y gestiГіn colectiva de los derechos de propiedad intelectual de sus mГЎs de 106.000 socios. De ellos, 97.081 son autores, 2.082 editores musicales y 7.579 herederos (datos Informe de GestiГіn 2012)
Dentro del colectivo de los creadores, 77.678 son mГєsicos de todos los gГ©neros y estilos, 8.610 son autores de obras audiovisuales —argumentistas, guionistas y directores—, y 7.796 son dramaturgos y coreГіgrafos.
Su misiГіn fundamental es la protecciГіn y reparto de la remuneraciГіn de los socios por la utilizaciГіn de sus obras (reproducciГіn, distribuciГіn, comunicaciГіn pГєblica, transformaciГіn y copia privada) y la gestiГіn de licencias entre los clientes para su uso.
La SGAE, activa desde 1899, actualmente administra un repertorio superior a los cinco millones de obras musicales, dramГЎticas, coreogrГЎficas y audiovisuales.
Camerinos
En aquellas actividades culturales en que se exija, el espacio de celebraciГіn deberГЎ disponer de una zona cercana al escenario destinada a camerinos.
En las condiciones que se incluyen en los contratos suelen figurar las caracterГsticas exigidas en cada caso (espejos, sillas, mesas, toallas, etc.) aunque algunas condiciones especiales (duchas, camas, etc.) pueden suplirse con la utilizaciГіn puntual de las habitaciones de un hotel u hostal cercano.
Los camerinos tambiГ©n son el espacio donde se suele servir el catering que algunos artistas requieren en su contrato, debiendo estar ultimado cuando el artista llegue al lugar de celebraciГіn de la actividad cultural.
Horarios
Resulta fundamental fijar y cumplir con un horario lo mГЎs detallado posible que fije la secuencia de actuaciГіn el dГa o dГas de celebraciГіn de la actividad. Para ello resulta muy oportuno trabajar con dos documentos que actГєen de guГa tanto para los artistas o compaГ±Гas y sus agentes (Hoja de Ruta В– a nivel externo) como para los promotores u organizadores (Cronograma В– a nivel interno).
Dichos documentos son:
Pases y acreditaciones
Previamente a la realizaciГіn de la actividad se elaborarГЎ una relaciГіn de acreditados con acceso libre al evento y de la cual formaran parte tanto medios de comunicaciГіn como invitados del grupo, compaГ±Гa u organizador.
En el caso de los medios de comunicaciГіn, se deberГЎ solicitar a los interesados los datos (nombres, apellidos, NIF, medio, etc.) de las personas que accederГЎn al evento asГ como la solicitud oficial del medio con el que colaboran.
GestiГіn econГіmica
Aunque este asunto se trata detalladamente en el capГtulo 7.3 GestiГіn financiera y econГіmica, es oportuno incluir este apunte como paso previo al desarrollo de la actividad tanto en lo relacionado con el apartado de gastos (peticiГіn de facturas correspondientes, abono de cachГ©, etc.) como de ingresos (liquidaciГіn de taquilla previa, abono de patrocinios y publicidad, etc.).
Las obligaciones fiscales de cada actividad son tratadas y detalladas en dicho capГtulo.
Proyecto escГ©nico: producciГіn
Abarca la fase relacionada con el dГa o dГas de celebraciГіn de la actividad (representaciГіn teatral, concierto, etc.) y demanda una secuenciaciГіn lГіgica encaminada a la plasmaciГіn del mismo.
RecepciГіn de equipo tГ©cnico y/o escenografГa
El equipo tГ©cnico (sonido, luces, etc.) y/o la escenografГa suele instalarse con bastante antelaciГіn al comienzo de la actividad. En el caso de contratarse como servicio externo, es conveniente la presencia de un tГ©cnico autorizado por la sala o teatro con el objeto de facilitar la instalaciГіn de dichos elementos.
En el caso de la danza es oportuna la instalaciГіn o revisiГіn del linГіleo o tapiz necesario para el desarrollo de la actividad asГ como de los elementos auxiliares o escenogrГЎficos.
En muchos casos es habitual la solicitud por parte del artista de un equipo de carga/descarga (es importante concretar el nГєmero de personas) que permita el desplazamiento del equipo tГ©cnico desde los vehГculos hasta el escenario y viceversa. La contrataciГіn de dicho equipo suele quedar a cargo del promotor u organizador del evento.
RecepciГіn de artista, compaГ±Гa o grupo
El artista o grupo suele llegar tambiГ©n con bastante antelaciГіn al comienzo de la actividad con el objeto de realizar prueba de sonido (en el caso de concierto) o preparaciГіn tГ©cnica del evento.
En algunos casos, el equipo tГ©cnico del grupo o compaГ±Гa se adelanta a los propios artistas y realiza un chequeo previo de las condiciones tГ©cnicas del espacio. Para ello, es necesaria la organizaciГіn previa tanto de los equipos como del personal de la sala o teatro.
RealizaciГіn de prueba tГ©cnica o de sonido
En el momento en que se vaya a iniciar dicha prueba, se deberГЎ evitar la presencia en la sala o teatro de personas ajenas a dicha actividad. El artista suele exigir privacidad con el objeto de evaluar lo mГЎs certeramente posible el ajuste entre su propuesta artГstica y el espacio que la alberga y la obligaciГіn del promotor es favorecer su consecuciГіn.
El plano de escenario (incluido en el rider tГ©cnico anexo al contrato) suele fijar la ubicaciГіn general de actores y luces en el escenario mientras que el plano de sonido cumple anГЎloga funciГіn en el contexto acГєstico, detallando tanto el nГєmero de bafles, monitores y mesas como su ubicaciГіn en el espacio.
PreparaciГіn de estructura para venta publicitaria
Es habitual que los grupos, compaГ±Гas y artistas acompaГ±en su actividad expositiva con la venta de productos publicitarios (camisetas, discos, bolsos, chapas, etc.) relacionados con el mismo. Para ello, serГЎ conveniente la preparaciГіn de un espacio en la sala o teatro donde los integrantes del grupo o compaГ±Гa puedan centralizar la venta al pГєblico de dichos productos.
Entrega de acreditaciones y pases
Se fijarГЎ un espacio externo al del desarrollo del evento destinado a la entrega de acreditaciones y pases a aquellos colaboradores de medios de comunicaciГіn o invitados que lo hayan solicitado previamente. Los interesados deberГЎn haber tramitado previamente su solicitud a la organizaciГіn encargada de aprobarla y tendrГЎn que identificarse en el punto de entrega de dichas acreditaciones o pases materializadas en pulseras, etiquetas o cualquier otro identificador que considere oportuno la organizaciГіn.
Los organizadores tambiГ©n deberГЎn prever la adecuaciГіn de espacios para el cГіmodo desarrollo de la actividad de los enviados por los medios de comunicaciГіn, tanto en puntos cercanos al escenario (fotГіgrafos) como en espacios mГЎs alejados (zona de prensa).
GestiГіn de taquillas
Las entradas que hayan quedado sin vender en los puntos de ventas establecidos previamente a la celebraciГіn del evento, serГЎn puestas a la venta en una taquilla ubicada en su mismo lugar de celebraciГіn.
GestiГіn de servicios
El organizador deberГЎ llevar a cabo la distribuciГіn de los diferentes servicios (bar, seguridad, accesos, etc.) relativos al evento. Para ello, organizarГЎ tanto distribuciГіn como ubicaciГіn de los mismos en los espacios establecidos previamente para ellos, dГЎndoles instrucciones sobre su proceder en el caso de situaciones crГticas.
Seguridad
AdemГЎs del nГєmero y categorГa de los agentes de seguridad establecidos, el organizador deberГЎ comprobar el mismo dГa del evento el buen funcionamiento de los accesos de emergencia y seguridad de los que deberГЎ disponer la sala o teatro. Es importante que ningГєn vehГculo o elemento tapone el acceso a los mismos antes, durante o despuГ©s de la celebraciГіn de la actividad.
ReuniГіn previa de coordinaciГіn de personal
Resulta preferente realizar una reuniГіn previa de coordinaciГіn del personal aportado por el organizador e implicado en el evento, el mismo dГa y en el mismo lugar donde se llevarГЎ a cabo. Desde los agentes de seguridad al personal de carga y descarga, pasando por el equipo tГ©cnico o de servicios (taquillas, bar, etc.), la presencia en dicha reuniГіn permitirГЎ a los organizadores revisar los procedimientos uno por uno, sincronizarlos y cubrir las posibles carencias que hayan quedado desatendidas o desequilibradas en la fase de preproducciГіn.
Los aspectos relativos a la gestiГіn de recursos humanos son tratados de forma especГfica en el capГtulo 7.2 GestiГіn de recursos humanos del manual.
Proyecto escГ©nico: postproducciГіn
Abarca la fase relacionada con el tiempo posterior a la celebraciГіn de la actividad escГ©nica (representaciГіn teatral, concierto, etc.).
ReordenaciГіn del recinto
Una vez desarrollada la actividad, se debe proceder a la limpieza y adecuaciГіn del espacio donde se ha desarrollado. En dicho procedimiento tambiГ©n se abordarГЎ la retirada y reubicaciГіn de elementos que se hayan establecido para ello tales como equipos escenogrГЎficos, de sonidos o luces, escenarios, bares, servicios o similares.
Balance econГіmico
Una vez cerrada la venta de entradas y la devoluciГіn de las no vendidas desde sus puntos de venta, cabe realizar un recuento econГіmico derivado tanto de dicha venta como de otros ingresos econГіmicos asociados a la actividad (patrocinios, publicidad, etc.). El balance depararГЎ un indicador econГіmico final que se puede mostrar tanto en positivo como en negativo.
Derechos de autor
En este sentido, nos remitimos a las condiciones y tarifas que fija la SGAE en su propia pГЎgina web (www.sgae.es) a partir de ciertas premisas detalladas a continuaciГіn de manera textual:
Notas Preliminares
Todas las tarifas de tanto alzado contenidas en las presentes TARIFAS GENERALES de SGAE, corresponden a la autorizaciГіn que se concede para el uso del repertorio administrado por SGAE y no son fraccionables. Cualquier utilizaciГіn que pudiera hacerse de obras populares o de dominio pГєblico que no generen derechos de autor, no se verГЎ afectada por la aludida autorizaciГіn ni podrГЎ ser proporcionalmente deducible de las tarifas fijadas por SGAE.
La autorizaciГіn para el uso del repertorio administrado por SGAE alcanza exclusivamente a la modalidad para la que ha sido concedida. Cualquier uso del repertorio en modalidad distinta a la autorizada, deberГЎ ser objeto de una nueva autorizaciГіn y serГЎn de aplicaciГіn las tarifas que para esta especГfica modalidad correspondan.
La peticiГіn y formalizaciГіn voluntaria del contrato autorizaciГіn, sin intervenciГіn alguna de SGAE, en el momento anterior al inicio de la utilizaciГіn del repertorio en las modalidades contenidas en el CapГtulo I de "ComunicaciГіn PГєblica" que tengan establecida una tarifa a "tanto alzado mensual", llevarГЎ aparejada una deducciГіn del 25% de la tarifa aplicable a la actividad correspondiente, que se practicarГЎ por una sola vez al tГ©rmino de la primera anualidad.
Cuando la formalizaciГіn de la autorizaciГіn en los supuestos previstos en el pГЎrrafo anterior tenga lugar en un momento posterior al de haberse iniciado la utilizaciГіn del repertorio administrado por SGAE, la tarifa aplicable para el cГЎlculo de los derechos devengados con anterioridad a la autorizaciГіn serГЎ la prevista en el epГgrafe tarifario correspondiente incrementada en un 25%.
Al amparo de lo que se establece en el apartado b) del nГєmero 1 del artГculo 157 del Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, las entidades culturales que carezcan de finalidad lucrativa, gozarГЎn de una reducciГіn sobre las presentes Tarifas Generales, que estarГЎ en funciГіn, en cada caso, de la actividad llevada a cabo y de la modalidad de uso afectada. Dicha reducciГіn en ningГєn caso superarГЎ el 25%. Esta reducciГіn serГЎ de aplicaciГіn exclusivamente a los actos con acceso gratuito al pГєblico y no condicionado a exigencia previa alguna
Definiciones
PRESUPUESTO DE GASTOS NECESARIOS: los incurridos con motivo del escenario y montaje del mismo, infraestructuras y equipos de sonido, infraestructuras y equipos de iluminaciГіn, escenografГa, remuneraciГіn de los artistas, intГ©rpretes, ejecutantes, asГ como los incurridos con motivo de su manutenciГіn, alojamiento y desplazamiento, y subvenciones o patrocinios en forma de aportaciones econГіmicas o materiales dirigidas a cubrir cualquiera de los conceptos anteriores.
INGRESOS EN TAQUILLA: se entenderГЎ como ingresos en taquilla el total producto de las entradas, en el que se computarГЎn, en su caso, el abono y el aumento de precio en la contadurГa o despacho, cualquiera que sea su forma, sin tomar en cuenta ningГєn arreglo o convenio particular que el organizador o empresario del acto en cuestiГіn pueda hacer vendiendo billetes o entradas a precios menores que los anunciados al pГєblico en general, o distribuyГ©ndose gratuitamente, con excepciГіn de la rebaja que el organizador o empresario del acto concede a los abonados, en su caso. Las invitaciones que no superen el 5% del aforo del recinto donde se vaya a celebrar el acto, con un lГmite mГЎximo de 1.000 invitaciones por acto, no computarГЎn para el cГЎlculo de los derechos de autor.
Se entenderГЎn asimilados al total producto de la entrada a tГtulo meramente enunciativo, conceptos tales como los siguientes: precio de entrada, precio total, precio venta pГєblico, precio de venta de la entrada, precio de la localidad, precio de venta de la localidad, importe total, tarifa completa, total costo de la entrada, total importe de la entrada, precio anunciado al pГєblico y cualquier otro de anГЎlogo contenido y significado, es decir lo que el pГєblico paga por acceder al recinto y disfrutar del espectГЎculo, aun cuando el valor, importe o precio de dicho pago estГ© comprendido en el consumo de los gГ©neros que se expendan en el recinto donde se lleve a cabo el espectГЎculo. Igualmente se encontrarГЎn comprendidos en el total producto de la entrada cualquier gГ©nero, servicio o producto cuyo valor, importe o precio estГ© incluido o comprendido en la entrada que da acceso al recinto y derecho al disfrute del espectГЎculo, con independencia del modo en el que dichos gГ©neros, productos o servicios se especifiquen en la misma entrada o en diferentes entradas. AsГ mismo se encontrarГЎn comprendidos en el total ingreso en taquilla las aportaciones, subvenciones o patrocinios, de la naturaleza que sea, recibidos por el promotor-organizador que sirvan para compensar, reducir o bonificar total o parcialmente el valor, importe o precio de la entrada.
RECINTO: tendrГЎ la consideraciГіn de Recinto, cualquier espacio cerrado o abierto, habilitado o que se habilite, para la celebraciГіn de actos o eventos en que se utilice las obras del repertorio de la SGAE.
HOJA DE TAQUILLA: se entenderГЎ por tal, la declaraciГіn formulada por el promotor-organizador del acto, puesta a disposiciГіn de SGAE para la liquidaciГіn de los derechos de autor devengados, en la que se harГЎn constar los datos identificativos del promotor-organizador, asГ como los del espectГЎculo y recinto donde se lleve a cabo el mismo. Igualmente deberГЎ constar en dicha declaraciГіn datos tales como los siguientes: entradas puestas a la venta; precios de dichas entradas; entradas vendidas; recaudaciГіn de taquilla como resultante de las entradas vendidas por sus respectivos precios, previa deducciГіn del IVA; invitaciones autorizadas y cuanta informaciГіn pudiera resultar relevante para la cuantificaciГіn de los derechos de autor.
REVISIГ“N DE LAS TARIFAS DE TANTO ALZADO. Las tarifas de tanto alzado contenidas en las presentes TARIFAS GENERALES de SGAE, serГЎn revisadas anualmente y quedarГЎn modificadas en la misma cuantГa en que haya variado el Гndice del coste de la vida en el aГ±o precedente В—conjunto nacionalВ— denominado Гndice de precios al consumo (IPC), que publique el Instituto Nacional de EstadГstica u Organismo que haga sus veces.
SGAE se reserva la facultad de no modificar la cuantГa de las tarifas consignadas en determinados epГgrafes que por su significaciГіn cultural u otras causas asГ lo aconsejaren.
La TARIFAS GENERALES para el aГ±o 2014 pueden encontrarse en la siguiente direcciГіn: tarifas.sgae.es.
EvaluaciГіn
Aunque este apartado se trata de forma especГfica y detallada en el capГtulo 7.13 EvaluaciГіn de proyectos de este mismo bloque HERRAMIENTAS PARA LA GESTIГ“N CULTURAL, no dejaremos de subrayar la importancia de este proceso en todo proyecto cultural. En anГЎlogo sentido tambiГ©n se debe seГ±alar los contenidos del capГtulo 7.9 InvestigaciГіn y anГЎlisis donde se abordan los sistemas de indicadores culturales, los mapeos y cartografГas culturales, los observatorios, la mediciГіn de pГєblicos y audiencias, la mediciГіn de impactos y la investigaciГіn acciГіn participativa. Todos ellos contribuyen a la confecciГіn de un sistema de evaluaciГіn preciso y provechoso.
RevisiГіn
Los indicadores de la evaluaciГіn permitirГЎn una revisiГіn final del proyecto a cargo de la organizaciГіn donde se valore la consecuciГіn o no de sus objetivos. A partir de este balance se podrГЎ plantear y diseГ±ar una mejora y optimizaciГіn del mismo con vistas a nuevas ediciones.
4. Proyecto cinematogrГЎfico:
ExhibiciГіn cinematogrГЎfica
Con el objeto de evitar la reiteración en la descripción de los procedimientos ya detallados en el apartado 3.- PROYECTO ESCÉNICO, reseñaremos solo su encabezado cuando los contenidos sean análogos.
En el caso de aportar nuevos elementos, ya sea en su encabezado o en su contenido, detallaremos de nuevo tanto uno como otro aspecto.
Proyecto cinematogrГЎfico: preproducciГіn
DiseГ±o del proyecto
El proyecto cinematogrГЎfico viene determinado por un formato que lo orienta a la exhibiciГіn de pelГculas. Dicha exhibiciГіn puede plantearse de forma aislada o en modo de ciclo o programa (puntual o permanente) ademГЎs de en versiГіn doblada o en versiГіn original subtitulada.
El proceso de transformaciГіn que actualmente vive el mundo del cine obliga a que el proyecto se decante por el formato de proyecciГіn elegido. La tendencia apunta hacia la desapariciГіn o limitaciГіn mГЎs o menos prГіxima del formato tradicional de 35 milГmetros y a la implantaciГіn del Blu-ray y, sobre todo, del DCP (Paquete Digital para Cine), mucho mГЎs econГіmicos tanto en costes de copia como de distribuciГіn.
Si la proyecciГіn de la pelГcula se realiza en una sala es importante atender a la normativa del Instituto de la CinematografГa y las Artes Audiovisuales del Ministerio de EducaciГіn, Cultura y Deporte que apunta lo siguiente:
La sala de exhibiciГіn cinematogrГЎfica puede considerarse el primer punto de venta de una pelГcula, y por lo tanto el lugar donde empieza su circuito comercial.
El acceso a estas salas sГіlo es posible mediante la obtenciГіn de la entrada que da derecho a asistir a la proyecciГіn de la pelГcula.
Antes de iniciar su actividad, el titular de la sala debe estar inscrito en el Registro de Empresas CinematogrГЎficas del ICAA o de una Comunidad AutГіnoma, y su sala incluida en la declaraciГіn registral.
Las empresas titulares de las salas deben remitir al ICAA o al organismo competente de la Comunidad AutГіnoma:
- La declaraciГіn de todas las pelГculas proyectadas en sus salas.
- El nГєmero de entradas vendidas.
- La recaudaciГіn obtenida.
El mismo ICAA tambiГ©n aporta en su web (http://www.mcu.es/cine/index.html) un Гєtil catГЎlogo de definiciones:
PelГcula cinematogrГЎfica.
Toda obra audiovisual, fijada en cualquier medio o soporte, en cuya elaboraciГіn quede definida la labor de creaciГіn, producciГіn, montaje y posproducciГіn y que estГ© destinada, en primer tГ©rmino, a su explotaciГіn comercial en salas de cine. Quedan excluidas de esta definiciГіn las meras reproducciones de acontecimientos o representaciones de cualquier Гndole.
Otras obras audiovisuales.
AquГ©llas que, cumpliendo los requisitos de pelГcula cinematogrГЎfica, no estГ©n destinadas a ser exhibidas en salas cinematogrГЎficas, difundiГ©ndose a travГ©s de otros medios.
PelГcula para televisiГіn.
Obra audiovisual unitaria de ficciГіn, con caracterГsticas creativas similares a las de las pelГculas cinematogrГЎficas, cuya duraciГіn sea superior a 60 minutos, tenga desenlace final y con la singularidad de que su explotaciГіn comercial estГ© destinada a su emisiГіn o radiodifusiГіn por operadores de televisiГіn y no incluya, en primer tГ©rmino, la exhibiciГіn en salas de cine.
Serie de televisiГіn.
Obra audiovisual formada por un conjunto de episodios de ficciГіn, animaciГіn o documental con o sin tГtulo genГ©rico comГєn, destinada a ser emitida o radiodifundida por operadores de televisiГіn de forma sucesiva y continuada, pudiendo cada episodio corresponder a una unidad narrativa o tener continuaciГіn en el episodio siguiente.
Piloto de serie de animaciГіn.
La obra audiovisual de animaciГіn que marca las caracterГsticas y estilo que habrГЎ de tener una serie y permite al productor la financiaciГіn y promociГіn de la misma.
La pelГcula, en funciГіn de su duraciГіn, puede ser considerada:
Largometraje
- Los que tengan una duraciГіn de 60 minutos o superior.
- Los que, con una duraciГіn superior a 45 minutos, son producidos en soporte de formato 70 milГmetros, con un mГnimo de ocho perforaciones por imagen.
Cortometraje
PelГculas con duraciГіn inferior a 60 minutos.
ElaboraciГіn del presupuesto
Acuerdo con sponsors y patrocinadores
RecepciГіn y evaluaciГіn de ofertas
Una vez confeccionado el perfil de la actividad cultural a desarrollar, debe procederse a la selecciГіn de tГtulo/s que conformarГЎn el proyecto.
Las distribuidoras son los agentes encargados de gestionar los derechos legales de cada pelГcula y de poner las copias a disposiciГіn de los gestores culturales interesados.
AsГ, cada distribuidora fija un precio de exhibiciГіn para cada pelГcula y un nГєmero de proyecciones diarias que debe ser satisfecho y cumplido por la organizaciГіn.
TemporalizaciГіn
Espacios: sala de proyecciГіn
El espacio idГіneo para la realizaciГіn de un proyecto cinematogrГЎfico es una sala de proyecciГіn, dotada de todas las necesidades tГ©cnicas y con su correspondiente pantalla y cabina de proyecciГіn y proyector clГЎsico o digital. En el caso de no poder disponer, es fundamental adecuar un espacio que se acerque lo mГЎximo posible a aquella sala, respetando la separaciГіn entre zona tГ©cnica y de pГєblico, la comodidad y acceso del mismo, el control lumГnico y el tamaГ±o y calidad de proyector y pantalla correspondientes.
TambiГ©n es importante realizar un correcto control de los accesos a sala, tanto habituales como de urgencia.
El acuerdo
La firma de las partes implicadas en el contrato plasma y regulariza las condiciones del acuerdo, en este caso entre la distribuidora de la pelГcula y el agente organizador.
Empresas auxiliares
Desplazamientos
En este caso los desplazamientos se refieren a los del soporte (35 milГmetros, Blu-ray, DCP, etc.) en el que se envГe la pelГcula. Habitualmente suelen correr a cargo de la organizaciГіn y, por ello, su coste no figura en la factura que la distribuidora remite al organizador.
Es necesario, por tanto, la contrataciГіn de una agencia de transportes que realice tanto el desplazamiento hasta la sala de proyecciГіn como la devoluciГіn a la distribuidora del soporte con la pelГcula.
Seguros
Reserva de hotel / manutenciГіn
En algunas ocasiones, el estreno o proyecciГіn de una pelГcula o ciclo viene acompaГ±ado por la presencia de algunas personas relacionadas con la misma (actores o actrices, director, productores, etc.). En ese caso, la organizaciГіn suele cubrir los gastos y gestiones relativos al hotel y manutenciГіn de los invitados.
Medidas de seguridad
Material grГЎfico o audiovisual
El material publicitario tradicional (afiches y hojas de pГєblico) relacionado con una pelГcula suele estar gestionado tambiГ©n por la distribuidora. Su coste econГіmico es unitario y proporcional al nГєmero de ejemplares requeridos por la organizaciГіn.
Los afiches constituyen un elemento publicitario clГЎsico en la difusiГіn de las pelГculas mientras que las hojas de pГєblico se pueden entregar a los asistentes a la proyecciГіn y contienen informaciГіn tГ©cnica y artГstica sobre la misma.
ComunicaciГіn y marketing de la actividad
Venta de entradas
En el caso de las proyecciones cinematogrГЎficas, no es habitual disponer de entrada anticipada a menor precio aunque dicha opciГіn pueda gestionarse cГіmodamente hoy a travГ©s de la web de la sala u organizador en cuestiГіn sin descuento alguno, exceptuando promociones.
En cambio, sГ es habitual la celebraciГіn regular de un DГa del Espectador donde los precios de las entradas gozan de un considerable descuento.
Derechos de autor
En este tema, nos remitimos a la normativa detallada en la pГЎgina web (http://www.damautor.es) de DAMA (Derechos de autor de Medios Audiovisuales), una Entidad de GestiГіn de Derechos de Propiedad Intelectual autorizada por el Ministerio de Cultura mediante ResoluciГіn de fecha 5 de Abril de 1999 (BOE 9 abril de 1999), donde se indica lo siguiente:
A. Derechos de GestiГіn Colectiva Obligatoria
Los Derechos de GestiГіn Colectiva Obligatoria son aquellos derechos que la Ley de Propiedad Intelectual establece como irrenunciables para el autor o su derechohabiente y que deben ser administrados a travГ©s de una Entidad de GestiГіn, autorizada por el Ministerio de Cultura.
Los derechos de gestiГіn colectiva que la vigente Ley de Propiedad Intelectual otorga a los autores audiovisuales son:
1.- Derecho de remuneraciГіn por Copia Privada (Art. 25 LP.I.)
Es una remuneraciГіn que recibe el autor por la reproducciГіn o copia de su obra en el ГЎmbito domГ©stico y para uso privado, todo ello procedente de una fuente legal de emisiГіn y mediante equipos, soportes o aparatos de grabaciГіn y reproducciГіn audiovisual.
RelaciГіn de equipos, aparatos y soportes materiales sujetos al pago de la copia privada y las cantidades aplicables segГєn la Orden Ministerial de 18 de junio (BOE 19/06/2008)
2.- Derecho de remuneraciГіn por alquiler (Art. 90-2Вє LPI)
El autor tiene un derecho irrenunciable a obtener una remuneraciГіn equitativa por los actos de alquiler que se efectГєen de su obra. Esta remuneraciГіn se les exige a los negocios y empresas que se dedican al alquiler de pelГculas, fundamentalmente a los Videos-Clubs.
3.- Derecho de remuneraciГіn por la proyecciГіn de pelГculas en salas de cine o lugares pГєblicos con pago de entradas. (Art. 90.3 LPI)
Los autores tienen derecho a percibir de quienes exhiban pГєblicamente una pelГcula u obra audiovisual, un porcentaje del precio de la entrada.
El porcentaje fijado en las tarifas de DAMA es del 2% del precio de la entrada. No obstante, los acuerdos alcanzados con los principales exhibidores a travГ©s de sus Asociaciones representativas contemplan bonificaciones en la tarifa, por los ahorros obtenidos en la gestiГіn del derecho.
4.- Derecho de remuneraciГіn por la proyecciГіn o exhibiciГіn sin exigir precio de entrada, y la transmisiГіn al pГєblico por cualquier medio o procedimiento de una obra audiovisual.- (Art. 90-4Вє LPI)
Es el derecho de los autores a cobrar una remuneraciГіn equitativa por la comunicaciГіn pГєblica de su obra en cualquier forma, medio o procedimiento. Los obligados al pago de este derecho son los operadores de TV en sus diversas modalidades (transmisiГіn analГіgica, digital terrestre, cable, satГ©lite, Internet, etc.) y los establecimientos pГєblicos (bares, restaurantes, medios de transportes, hoteles, etc.) que tengan una fuente de emisiГіn de obras audiovisuales al pГєblico (TV o DVD, etc.).
Referente a la recaudaciГіn de estos derechos, DAMA tiene firmados convenios de recaudaciГіn con la mayorГa de las emisoras de televisiГіn nacionales y regionales, operadores de cable y televisiГіn a travГ©s de Internet, asГ como las principales empresas de transporte.
B. Derechos Exclusivos
Los Derechos Exclusivos son aquellos que el autor se haya reservado contractualmente frente al productor, y que, en virtud del Contrato de GestiГіn, haya encomendado a DAMA. Entre estos derechos se incluyen los de reproducciГіn, distribuciГіn, comunicaciГіn pГєblica y transformaciГіn. El mГЎs habitual es el de reproducciГіn de la obra del autor en Video o DVD para su comercializaciГіn y venta para uso domГ©stico.
Por su naturaleza de derecho renunciable, a diferencia de los derechos colectivos, el autor debe reservГЎrselo expresamente en su contrato con el productor para posteriormente poder reclamar remuneraciГіn por el mismo.
Camerinos
En aquellas proyecciones a las que asistan invitados destinados a realizar alguna intervenciГіn previa o posterior a la proyecciГіn de la pelГcula, es conveniente disponer de una zona cercana al escenario / pantalla destinada a camerinos.
Horarios
En el caso de la proyecciГіn cinematogrГЎfica, el horario viene determinado por el inicio de la misma aunque el organizador debe fijar tambiГ©n tiempo y horario para la revisiГіn previa del soporte en el que llega la pelГcula y para la gestiГіn de los recursos materiales y humanos (taquillero, proyeccionista, limpiadores, tГ©cnicos, etc.) relacionados con la sala de proyecciГіn.
Pases y acreditaciones
GestiГіn econГіmica
Proyecto escГ©nico: producciГіn
Abarca la fase relacionada con el dГa o dГas de celebraciГіn de la actividad (exhibiciГіn cinematogrГЎfica).
RecepciГіn de pelГcula
Una vez recibida la pelГcula y firmado y archivado su albarГЎn de entrega, el proyeccionista o equipo tГ©cnico deberГЎ comprobar el buen estado de la misma mediante un visionado previo.
En el caso de que su estado no fuera Гіptimo, es urgente contactar con la distribuidora para que subsane el problema a la mayor brevedad posible mediante la reposiciГіn de una copia en perfecto estado.
RealizaciГіn de prueba tГ©cnica
El equipo tГ©cnico de la sala tambiГ©n deberГЎ comprobar el perfecto estado de funcionamiento de los componentes (proyector, equipo digital y de sonido) que permitirГЎn la emisiГіn de la pelГcula.
Otros aspectos relacionados con la sala (climatizaciГіn, luces, accesos, salidas de emergencia, etc.) tambiГ©n deberГЎn ser supervisados por el equipo tГ©cnico el mismo dГa de la proyecciГіn.
Entrega de hojas de pГєblico
Como ya se ha indicado, la hoja de pГєblico constituye un elemento informativo que complementa la proyecciГіn cinematogrГЎfica y que ademГЎs aporta calidad a la misma. Suele ser suministrada por la distribuidora y puede ser entregada al pГєblico asistente durante su acceso a la sala conteniendo su ficha tГ©cnica y artГstica asГ como cualquier otro dato que pueda interesar al espectador (argumento, crГticas, entrevista con director o protagonistas, etc.). El formato de la hoja puede ser modificado por el organizador para adaptarse a sus exigencias y posibilidades.
Entrega de acreditaciones y pases
Aunque en el ГЎmbito cinematogrГЎfico no es tan habitual como en otros programas culturales de carГЎcter escГ©nicos (conciertos, representaciones teatrales o de danza, etc.), las acreditaciones y pases tambiГ©n tienen cabida en los casos referidos a estrenos o eventos especiales y, por ello, deben ser gestionados de igual forma.
GestiГіn de taquillas
GestiГіn de servicios
Seguridad
ReuniГіn previa de coordinaciГіn de personal
Proyecto escГ©nico: postproducciГіn
Abarca la fase relacionada con el tiempo posterior a la celebraciГіn de la actividad escГ©nica (proyecciГіn cinematogrГЎfica).
ReordenaciГіn del recinto
Balance econГіmico
Balance organizativo
El equipo organizador redactarГЎ una memoria del proyecto escГ©nico en la que se recoja toda la documentaciГіn arrojada por la muestra. Este documento se completarГЎ con un archivo fotogrГЎfico y un dosier de prensa.
Abono de derechos de autor
Este procedimiento ya aparece reflejado en el apartado DERECHOS DE AUTOR de la fase PREPRODUCCIГ“N.
EvaluaciГіn
RevisiГіn
5. Proyecto expositivo:
ExposiciГіn artГstica o similar
Proyecto expositivo: preproducciГіn
Abarca la fase previa a la plasmaciГіn del proyecto expositivo y requiere una secuenciaciГіn encaminada a la consecuciГіn del mismo.
DiseГ±o del proyecto
SegГєn la comisaria de exposiciones y crГtica de arte Margarita Aizpuru "la exposiciГіn es el resultado de un sistema en el que se integran la conceptualizaciГіn y el discurso subjetivo, la investigaciГіn, el trabajo con los artistas, la gestiГіn, la organizaciГіn, el diseГ±o de los espacios y los montajes, la elaboraciГіn de textos, la comunicaciГіn, la didГЎctica o la formaciГіn al mismo tiempo. Es por ello, que en el proceso expositivo confluyen y colaboran profesionales de las distintas disciplinas o campos anteriores".
Hay que huir, por tanto, de la visiГіn ortodoxa y lineal de la misma y concebirla como un proyecto abierto y multidisciplinar donde tiene importancia aspectos tanto propios como transversales.
En este procedimiento inicial habrГЎ que definir, por tanto, el modelo de exposiciГіn que se quiere establecer: si es temГЎtica, de tesis, artГstica o documental, colectiva o individual, si es local, nacional o internacional, si se plantea de forma aislada o asociada a un programa expositivo o a otro/s programa/s cultural/es, si se pretende ubicar en un Гєnico espacio o en varios, etc.
En cuanto a los espacios, la muestra podrГЎ ser instalada en museos, centros de arte, galerГas, ferias u otros espacios expositivos multidisciplinares y eventos.
TambiГ©n puede tener cabida en el programa de la misma un bloque de actividades paralelas (puntos de interpretaciГіn, conferencias, mesas redondas, conciertos, exhibiciГіn de videos o pelГculas, talleres, proyecto pedagГіgico, etc.) necesitadas de un proceso organizativo propio aunque siempre adaptado al calendario del proyecto expositivo.
Una vez pensada, habrГЎ que elaborar una memoria o documento conceptual y descriptivo que defina y encuadre el proyecto de exposiciГіn.
ElaboraciГіn del presupuesto
En primer lugar, serГЎ obligatorio considerar si el proyecto es una producciГіn o una coproducciГіn. Si es coproducida, habrГЎ que dejar constancia de sus condiciones en los distintos convenios de colaboraciГіn, patrocinio, subvenciГіn o concurso.
AdemГЎs de todos los aspectos detallados en esta y otras fases, el presupuesto tambiГ©n debe tener muy en cuenta el hecho de si las obras de la exposiciГіn vienen ya producidas (montadas en sus soportes correspondientes, enmarcadas o reproducidas en tamaГ±o y forma en el caso de la fotografГa) o si hay que abordar, tanto econГіmica como organizativamente, la coproducciГіn o producciГіn de la obra. Este en un aspecto crucial dados los costes que implica y el tiempo necesario para ello.
AdemГЎs, deberГЎ incluir los honorarios del comisariado, coordinaciГіn, asistentes, viajes, estancias y dietas, montaje y desmontaje transporte de las obras, seguro, publicidad, publicaciones, gastos inaugurales y actividades paralelas.
Acuerdo con sponsors y patrocinadores
En el caso de las exposiciones es habitual que el patrocinio de las mismas sea compartido y que en Г©l participen tanto agentes aportados por la organizaciГіn como por los autores o prestadores.
RecepciГіn y evaluaciГіn de ofertas
En este procedimiento es bГЎsica la figura del comisario o curador de exposiciones por su papel de especialista en el mundo del arte, por su rol de gestor de proyectos artГsticos seleccionados y por su labor de mediador entre artistas, entidades y pГєblicos.
El comisario se encargarГЎ, por tanto, tanto de la selecciГіn de autores que conforman la programaciГіn de un espacio expositivo centrado en autores como de la selecciГіn y gestiГіn de piezas si el proyecto consiste en una muestra realizada a partir de la cesiГіn de piezas de museos o coleccionistas particulares.
El espacio expositivo o el organizador remitirГЎn entonces cartas oficiales de invitaciГіn a aquellos autores o prestadores seleccionados en las cuales se anticiparГЎn todas las condiciones del acuerdo asГ como los espacios y fechas a utilizar.
TemporalizaciГіn
Espacios
La selecciГіn de fechas debe coordinarse con la disponibilidad de los espacios donde tenemos previsto ubicar la exposiciГіn, teniendo en cuenta que pueden ser uno o varios. Es decisivo chequear previamente el estado de sus instalaciones y la adaptaciГіn de la mismas a las necesidades del proyecto que pensamos ubicar allГ.
Para ello es conveniente disponer tanto de material audiovisual o fotografГas como de un plano tГ©cnico del espacio que recoja su ubicaciГіn, dimensiones, accesos, espacios y caracterГsticas asГ como de un detallado resumen tГ©cnico de su equipamiento (accesos, sonido, luces, tipos de soportes, climatizaciГіn, seguridad, etc.si es necesario detallando marcas y modelos) y de sus recursos humanos (montadores, seguridad, limpieza, etc.). Toda esta documentaciГіn debe ser remitida al autor, prestador y, si se considera oportuno, al comisario y al coordinador tГ©cnico.
Es importante que el espacio cumpla con las medidas de acceso, climatizaciГіn, luminotecnia y seguridad necesarias para la celebraciГіn del proyecto expositivo y que sus instalaciones se ajusten tanto a las necesidades de las piezas como a la comodidad de los espectadores. Si el espacio a utilizar es externo, serГЎ necesario extremar las medidas de seguridad relativas a climatizaciГіn y luminosidad con el objeto de preservar las obras expuestas.
El acuerdo
Las partes y empresas implicadas en la exposiciГіn pueden suscribir acuerdos o contratos que delimitan los grados y tareas que abarca su participaciГіn, ya anticipados en las respectivas cartas de invitaciГіn.
En el caso de una exposiciГіn realizada a partir de la cesiГіn de piezas de museos o coleccionistas particulares, es importante incluir en el acuerdo los siguientes aspectos (reseГ±ados por Josefina Blanca Armenteros, directora de exposiciones de la FundaciГіn Caja Madrid, en su artГculo "GestiГіn y CoordinaciГіn de Exposiciones":
1. Listado de obras cedidas incluyendo una ficha de la obra con los datos del prestador, autor, tГtulo, tГ©cnica y soporte, medidas y nГєmero de inventario.
2. Un formulario de prГ©stamo para devolver por cada una de las piezas solicitadas. Este documento resume en un solo folio los datos del prestador, de la obra pedida y de las exigencias que el prestador impone para que el prГ©stamos sea efectivo. Junto a los datos del prestador y los que ya se poseen en el listado de obras, el formulario contempla apartados tan importantes como el valor del seguro de la obra, el lugar de entrega y recogida de la pieza, si se permite fotografiar o reproducir en Internet la obra o, las medidas con marco de las obras de arte.
3. Una ficha tГ©cnica del equipo interventor en la exposiciГіn. Este documento suele reducirse tambiГ©n en la que se resumen los organizadores, patrocinadores de la muestra, asГ como el equipo cientГfico de la misma, el arquitecto diseГ±ador y el equipo de coordinaciГіn. Esta informaciГіn se completa con el nГєmero de telГ©fono y correo electrГіnico del departamento de coordinaciГіn de la exposiciГіn.
4. El informe tГ©cnico de la sala de exposiciones en donde se pretende ubicar la obra solicitada es un dato imprescindible para que el prГ©stamo de la obra de arte se lleve a cabo. De hecho este tipo de informes suelen ser bastante amplios ya que el contenido informa de forma detallada al prestador de la preparaciГіn de la sala de exposiciones tГ©cnicamente hablando.
Dentro de este tipo de documento existen dos puntos principales de informaciГіn al prestador. Por un lado las condiciones medioambientales de la sala, y por otro las medidas de seguridad del recinto expositivo. En el primer caso, se fija la temperatura, humedad relativa e iluminaciГіn disponible en la sala de exposiciones, y en el caso de las medidas de seguridad, al prestador se le informa del tipo de vigilancia que existe en la sala, de la protecciГіn que se ofrece a las obras de arte en sala y de las medidas de protecciГіn contra incendios. Todo este tipo de informaciГіn se plantea con el mГЎximo detalle al prestador. Lo que no quiere decir que pueda haber algГєn dato concreto que en este informe no aparezca y que el prestador lo solicite antes de hacer efectivo el prГ©stamo de la obra.
ContrataciГіn de empresas
Se realizarГЎn contratos o encargos destinados a los diferentes profesionales o proveedores que participan en el proyecto expositivo, comenzando por el comisario, el diseГ±ador y el coordinador tГ©cnico y siguiendo con la empresa encargada de la realizaciГіn del catГЎlogo, de la producciГіn de la muestra (si fuese necesaria), del montaje, del transporte, de los seguros de las piezas, del catering de inauguraciГіn, de la seguridad y limpieza de los espacios.
Desplazamientos y transportes
La organizaciГіn suele cubrir el desplazamiento de los autores y, en algunos casos, de los tГ©cnicos con el objeto de instalar o inaugurar la muestra. Por ello, debe encargarse de la gestiГіn de los mismos al igual que ocurre en el caso de los correos o personas que acompaГ±an a las obras durante el traslado y montaje de las mismas en el caso de los museos y coleccionistas que van a aportar obras al proyecto.
En el caso del transporte de las obras de arte, puede realizarse tanto con la empresa elegida por la organizaciГіn como por la seleccionada por el autor o prestador quien tambiГ©n tiene la responsabilidad de fijar un embalaje seguro para las mismas. El autor o prestador tambiГ©n establecerГЎ las condiciones de traslado de las piezas.
Los procedimiento de entrada y salida de las obras de los diferentes espacios deben quedar constatados en actas de entrega y recogida firmadas por el transportista y por el coordinador de la exposiciГіn.
En los casos de empresas de transportes especializadas, se suelen hacer cargo del embalaje y desembalaje de las obras y su colocaciГіn a pie de muro siguiendo las instrucciones del coordinador. Para ello deberГЎ realizar un estudio previo del espacio expositivo que permita una accesible movilidad interno, eliminando riesgos y obstГЎculos.
Seguros
Es fundamental la realizaciГіn de pГіlizas de seguros que cubran las piezas tanto durante el traslado como durante la estancia de las piezas en el espacio expositivo. Para ello el autor o prestador notificarГЎ el precio del seguro de la pieza y, si asГ se acuerda, la aseguradora con la que quiere que se aseguren las obras.
El seguro habitual es clavo a clavo, es decir, desde el momento que la pieza sale del museo, estudio o almacГ©n hasta el dГa que regresa, cubriendo la estancia de la obra en el recinto expositivo.
Los seguros adscritos a las compaГ±Гas de transportes otorgan un limitado plazo de tiempo (entre 24 y 72 horas) para realizar cualquier reclamaciГіn. Por ello, es importante revisar el estado de la obra una vez recibida en el espacio expositivo o retornada a su lugar de origen.
En el caso de que alguna pieza sufriera un siniestro, el seguro se hace cargo de subsanarlo, si bien en la gestiГіn de la restauraciГіn puede intervenir tanto el autor de la pieza como el coordinador de la exposiciГіn.
Hotel / manutenciГіn
Es habitual que la organizaciГіn deba hacerse cargo del alojamiento y manutenciГіn de los correos o personas que acompaГ±an a las obras durante el traslado y montaje de las mismas en el caso de los museos y coleccionistas que van a aportar obras al proyecto.
Para ello se realizarГЎ la reserva del hotel y/o restaurante concertados los dГas que dicho correo permanezca en contacto con la muestra.
De igual manera se actuarГЎ en el caso del autor y comisario en los periodos de instalaciГіn, inauguraciГіn y recogida cuando se trate de exposiciones comisariadas o autorales.
En todos los casos es crucial detallar el nГєmero de habitaciones necesarias, las caracterГsticas de las mismas (single, doble, triple, etc.) y la categorГa del establecimiento hostelero correspondiente (pensiГіn, hostal, hotel, etc.) con el nГєmero de estrellas del mismo.
Es interesante buscar un espacio hotelero lo mГЎs cercano posible al lugar de celebraciГіn de la exposiciГіn con el objeto de minimizar lo mГЎximo posible los costes relativos a desplazamientos internos.
Seguridad
El establecimiento de las medidas de seguridad de las obras comienza por la suscripciГіn de los seguros detalladas en su apartado correspondiente.
AdemГЎs de dichas medidas, habrГЎ que revisar o dotar a los espacios elegidos para la muestra tanto de las condiciones propias destinadas a la protecciГіn de las piezas (mamparas, cГЎmaras, vigilancia personalizada, control de accesos y objetos, etc.) como con las destinadas a la seguridad del pГєblico (seГ±alizaciones y accesos / salidas de emergencia, tomas de agua para bomberos, etc.).
TambiГ©n es decisivo no descuidar los espacios durante los periodos de montaje y desmontaje de la exposiciГіn, evitando la presencia de personas ajenas a la misma y velando por la seguridad en la instalaciГіn y desinstalaciГіn de las piezas.
Material grГЎfico o audiovisual
Las exposiciones suelen llevar asociadas la confecciГіn de un libro o catГЎlogo (en papel o electrГіnico) como herramienta de difusiГіn y estudio del proyecto y la organizaciГіn debe coordinar todos los aspectos relativos a la confecciГіn del mismo, desde los presupuestarios hasta los relativos a su difusiГіn.
En primer lugar, es obligatoria la peticiГіn de permisos de reproducciГіn de las imГЎgenes y textos que formarГЎn parte del mismo. En el caso de una exposiciГіn autoral, esta tarea serГЎ mГЎs sencilla dado que dicho autor otorgarГЎ los mismos dado su interГ©s en la muestra.
En el procedimiento de bГєsqueda de permisos puede ayudar mucho establecer contacto con VEGAP (Visual Entidad de GestiГіn de Artistas PlГЎsticos), una organizaciГіn sin ГЎnimo de lucro que representa en EspaГ±a a mГЎs de cien mil autores de todo el mundo y cuya web es www.vegap.es.
En segundo lugar, el organizador (a travГ©s de comisario y coordinador) debe marcar los plazos de entrega de documentos e imГЎgenes destinados a conformar el libro o catГЎlogo. Es fundamental realizar un cronograma exacto de este procedimiento, delimitando extensiones, caracterГsticas y fechas de entrega, con el fin de que diseГ±ador y editorial puedan tener a tiempo el material en su poder.
En el catГЎlogo o libro aparecerГЎ lugar, dГa, fecha y hora del proyecto expositivo asГ como tГtulo y autor/es de la muestra, fechas de apertura y cierre, datos relativos y logos de la organizaciГіn y patrocinadores y responsables del diseГ±o, maquetaciГіn e impresiГіn del catГЎlogo. TambiГ©n se integrarГЎn en Г©l los correspondientes textos institucionales, de comisario y, si se quiere, de autor asГ como las reproducciones acordadas, fichas tГ©cnicas, traducciones y currГculo de los artistas.
La peticiГіn del ISBN (lnternational Standard Book Number / Sistema Internacional de NumeraciГіn de Libros) y del DepГіsito Legal suele correr a cargo del editor.
En tercer y Гєltimo lugar, la revisiГіn y distribuciГіn de la obra (tanto a travГ©s de correo convencional o electrГіnico, web —en formato PDF— y obsequio o venta a visitantes) a instituciones, galerГas, coleccionistas e interesados remata un procedimiento primordial en la difusiГіn del proyecto expositivo mГЎs allГЎ de sus fronteras geogrГЎficas.
Dada que las exposiciones presentan un desarrollo extenso en tiempo (habitualmente por encima del mes), se subraya aГєn mГЎs la importancia y conservaciГіn de los elementos publicitarios en torno a los espacios expositivos, tanto de la obra que se expone como de la sala, museo o espacio que la alberga.
De igual manera, es habitual confeccionar una invitaciГіn para el acto de inauguraciГіn del proyecto donde deben figurar lugar, dГa, fecha y hora de la misma asГ como tГtulo y autor/es de la muestra, fechas de apertura y cierre y datos relativos a la organizaciГіn y patrocinadores.
El resto del material grГЎfico, audiovisual y publicitario, asГ como la propia imagen de la exposiciГіn, puede ser gestionado de similar manera al resto de proyectos culturales, detallada en el apartado A.3.1.13.- ElaboraciГіn de material grГЎfico o audiovisual.
ComunicaciГіn y marketing de la actividad
Entradas
En el caso de las exposiciones, es posible encontrarse tanto con muestras con acceso regulado mediante entrada como con otras de acceso libre gratuito.
En el caso de las primeras, la taquilla debe permanecer abierta hasta un tiempo prefijado previo al cierre de la muestra. En ambos casos, el acceso al espacio debe quedar regulado por las medidas de seguridad correspondientes.
TambiГ©n es habitual —especialmente en espacio museГsticos o exposiciones monogrГЎficas— la venta de material publicitario (posters, camisetas, etc.) relacionados con el proyecto expositivo. Dicha labor debe realizarse en un espacio anexo al mismo donde no interfiera no moleste a los visitantes.
Una vГa de ampliaciГіn de su nГєmero de visitantes se abre a travГ©s del contacto con centros educativos o asociaciones a las que se les ofrecerГЎ la posibilidad de visitar el proyecto expositivo. En dicho caso, se suele negociar un precio especial para estas visitas grupales.
Derechos de autor
En EspaГ±a, VEGAP (Visual Entidad de GestiГіn de Artistas PlГЎsticos) es la organizaciГіn que gestiona los derechos de autor de los pintores, escultores, fotГіgrafos, ilustradores, diseГ±adores, videoartistas, net-artistas, arquitectos, etc. los creadores visuales.
VEGAP fue creada en 1990 por un grupo de artistas espaГ±oles para gestionar de manera colectiva sus derechos de autor, de acuerdo con de la Ley de Propiedad Intelectual. Ese aГ±o, VEGAP fue admitida como miembro de pleno derecho de la CISAC, uniГ©ndose a una red de sociedades de creadores visuales de cuarenta paГses.
VEGAP tiene suscritos contratos de representaciГіn recГproca con treinta y nueve sociedades de autor de otros paГses, que aparecen recogidas en su pГЎgina web (www.vegap.es). Esto significa que los derechos de autor de los socios de VEGAP son gestionados en los paГses de la UniГіn Europea y de otros continentes, tales como Argentina, Brasil, CanadГЎ, Estados Unidos, MГ©xico, Australia, Corea y JapГіn, entre otros.
Tarifas VEGAP
Los autores de las creaciones visuales que protege VEGAP tienen reconocido por la Ley, el derecho a exigir que previamente al uso que se desee realizar de reproducciones de sus obras, se obtenga una autorizaciГіn para cualquier modalidad de explotaciГіn de las obras. VEGAP otorga estas autorizaciones, condicionadas, entre otros requisitos, al pago de las remuneraciones econГіmicas que se establecen en sus Tarifas.
VEGAP, de acuerdo con la Ley de Propiedad Intelectual, estГЎ obligada a establecer unas Tarifas Generales que determinen la remuneraciГіn por la utilizaciГіn de las obras de los autores que forman el Repertorio Nacional e Internacional de la Entidad.
Las tarifas de VEGAP prevГ©n reducciones para las entidades culturales que carezcan de finalidad lucrativa. La autorizaciГіn para el uso de las obras de los autores del Repertorio que gestiona VEGAP se establece solamente para las modalidades que hayan sido concedidas. Cualquier otro uso diferente tiene que ser objeto de una nueva autorizaciГіn.
Las tarifas permiten a los usuarios de las reproducciones de las obras conocer con antelaciГіn el importe a que puede ascender la remuneraciГіn a los autores por el uso que se desea realizar. Es un instrumento muy Гєtil que genera una gran ventaja al usuario para elaborar presupuestos, y a los autores, para conocer previamente, la remuneraciГіn.
Las tarifas se depositan anualmente en la SubdirecciГіn General de Propiedad Intelectual, dependiente del Ministerio de EducaciГіn, Cultura y Deportes, y sГіlo son de aplicaciГіn en el caso de que exista una autorizaciГіn previa otorgada por la Entidad.
Las tarifas correspondientes al aГ±o 2014 ( y a aГ±os precedentes), y entre las cuales se encuentran las relativas a exposiciones y libros son la siguientes:
AlmacГ©n
En el caso de las exposiciones es conveniente disponer de un espacio cercano a la/s sala/s en el que se depositarГЎ tanto el material relacionado con el montaje y desmontaje de la muestra como el procedente del embalaje de las piezas expuestas.
El acceso al mismo debe queda restringido al personal gestor y tГ©cnico del proyecto, evitando depositar en Г©l cualquier otro material ajeno manipulado por personas tambiГ©n ajenas al proyecto.
Si tuviera lugar una inauguraciГіn oficial de la exposiciГіn, este almacГ©n puede servir de espacio de depГіsito y preparaciГіn del catering de apertura por parte de la empresa contratada.
Horarios
Resulta fundamental fijar y cumplir con un cronograma diario y horario lo mГЎs detallado posible tanto en la fase de preproducciГіn como en la de producciГіn del proyecto expositivo.
La confecciГіn de catГЎlogo e invitaciones para su inauguraciГіn requiere un detallado cronograma previo en el que los plazos de entrega de material son esenciales. Ello permitirГЎ una Гіptima difusiГіn tanto de la invitaciГіn para el acto inaugural ( ya sea a travГ©s del correo postal o del electrГіnico) como del catГЎlogo o libro publicado.
Algo similar ocurre con los plazos relativos a los desplazamientos e instalaciГіn y desinstalaciГіn de la obra.
Pases y acreditaciones
GestiГіn econГіmica
RecepciГіn y montaje del proyecto expositivo
Una vez constada la recepciГіn de la obra mediante su correspondiente actas de entrega, el coordinador de la exposiciГіn se harГЎ cargo de la misma con el objeto de proceder al montaje de la misma, a la cabeza de su equipo tГ©cnico.
El montaje de una exposiciГіn requiere un equilibrio entre tГ©cnica y estГ©tica y para ello se requiere un conocimiento pormenorizado tanto de los sistemas de instalaciГіn y soportes como de la obra y de los equipamientos del espacio donde se va ubicar. En este sentido juega un papel esencial la iluminaciГіn del mismo, un aspecto que debe cuidar de aspectos relativos a la percepciГіn, a la comunicaciГіn y a la estructuraciГіn espacial de la muestra y en el que se barajarГЎn aspectos como las sombras, los colores o la combinaciГіn entre luz artificial y natural.
Son tambiГ©n importantes los aspectos relacionados con la rotulaciГіn y cartelas de las obras y con los complementos del proyecto expositivo (desde la informaciГіn interna destinada a visitantes al concepto educativo inherente al proyecto pasando por la publicidad del mismo).
Es el momento, pues, de que comisario, coordinador y diseГ±ador coordinen a todos los equipos implicados en el proyecto. Comisario, diseГ±ador y autor decidirГЎn entonces la distribuciГіn de las obras aunque tambiГ©n es positivo avanzar la misma en fases anteriores. Si es posible, dicho equipo tambiГ©n decidirГЎ aspectos como la ambientaciГіn y entorno, la iluminaciГіn o la colocaciГіn de vitrinas, paneles y pedestales.
Proyecto expositivo: producciГіn
Abarca la fase relacionada con el dГa o dГas de celebraciГіn de la actividad (representaciГіn teatral, concierto, etc.) y demanda una secuenciaciГіn lГіgica encaminada a la plasmaciГіn del mismo.
ReuniГіn previa de coordinaciГіn de personal
Resulta primordial realizar una reuniГіn previa de coordinaciГіn del personal horas antes del acto inaugural. En Г©l, comisario y coordinador de la exposiciГіn ultimarГЎn el desarrollo de la apertura junto a todos los equipos implicados en la misma: desde los agentes de seguridad al personal de catering pasando por el equipo tГ©cnico o de servicios, la presencia en dicha reuniГіn permitirГЎ a los organizadores revisar los procedimientos uno por uno, sincronizarlos y cubrir las posibles carencias que hayan quedado desatendidas o desequilibradas en la fase de preproducciГіn.
InauguraciГіn
El acto de inauguraciГіn simboliza el arranque oficial de un proyecto expositivo de cara el pГєblico. Para su celebraciГіn se habrГЎn cursado previamente invitaciones a pГєblico y medios de comunicaciГіn que serГЎn atendidos en el espacio expositivo por organizadores y comisarios.
En el caso de que se fije un capГtulo para intervenciones los organizadores deberГЎn subrayar, ademГЎs de los valores artГsticos de la muestra, la importancia de las aportaciones de instituciones, empresas y agentes patrocinadores y colaboradores a los que tambiГ©n se les habrГЎ cursado oportuna invitaciГіn.
El acto suele finalizar con un servicio de catering adaptado siempre a las posibilidades presupuestaria del proyecto.
Si se han establecido actividades paralelas o complementarias, este acto inaugural activarГЎ tambiГ©n el calendario de celebraciГіn de las mismas, a desarrollar durante todo el tiempo que permanezca abierta.
Entrega de acreditaciones y pases
En el caso de que el acceso a la muestra sea de pago, se fijarГЎ un espacio externo al del desarrollo del evento destinado a la entrega de acreditaciones y pases a aquellos colaboradores de medios de comunicaciГіn o invitados que lo hayan solicitado previamente. Los interesados deberГЎn haber tramitado previamente su solicitud a la organizaciГіn encargada de aprobarla y tendrГЎn que identificarse en el punto de entrega de dichas acreditaciones o pases.
Los organizadores tambiГ©n deberГЎn prever la entrega de material informativo a los medios (libro, catГЎlogo, dosier, etc.) donde se recojan todos los aspectos artГsticos, documentales y organizativos relativos al proyecto.
GestiГіn de taquillas
En el caso de que el acceso a la muestra sea de pago, habrГЎ que establecer una taquilla de venta de localidades. Dicha localidad podrГЎ ser acompaГ±ada de un folleto introductorio de la muestra a la vez que se informa a los visitantes de la posibilidad de alquilar una audioguГa o dispositivo mГіvil (habitual en museos) que ofrezca informaciГіn sobre la muestra.
Si el acceso gratuito, podrГЎn ser los vigilantes de sala quienes realicen la labor de cuantificaciГіn de visitas al proyecto.
GestiГіn de servicios
El organizador deberГЎ llevar a cabo la distribuciГіn de los diferentes servicios (puesto de ventas, seguridad, accesos, etc.) relativos al evento. Para ello, organizarГЎ tanto distribuciГіn como ubicaciГіn de los mismos en los espacios establecidos previamente para ellos, dando instrucciones sobre el proceder oportuno en el caso de situaciones crГticas.
Durante el desarrollo de la muestra, el coordinador llevarГЎ a cabo una gestiГіn de mantenimiento del espacio, cuantificando el nГєmero de visitas y velando por la conservaciГіn de las obras junto el equipo de restauraciГіn y de mantenimiento. Dicho estado puede quedar reflejado en regulares informes a remitir a autores o prestadores.
Seguridad
La seguridad es un aspecto fundamental en cualquier evento expositivo, tanto de cara al pГєblico como en relaciГіn a las obras que alberga. Por ello, el espacio deberГЎ contar con las medidas de seguridad pertinentes (escГЎner, cГЎmaras de vigilancia, vigilancia personal, etc.) que garanticen la protecciГіn en todos los casos. El acceso de los visitantes con objetos, lГquidos o bolsas tambiГ©n serГЎ regulado en el caso de que se considere oportuno.
Si se trata de un espacio con varias salas, serГЎ conveniente trazar un recorrido orientativo que permita una visita ordenada la exposiciГіn.
AdemГЎs del nГєmero y categorГa de los agentes de seguridad establecidos, el organizador deberГЎ comprobar el mismo dГa del evento el buen funcionamiento de los accesos de emergencia y seguridad de los que disponga el espacio.
Proyecto expositivo: postproducciГіn
Abarca la fase relacionada con el tiempo posterior a la celebraciГіn del proyecto expositivo.
ReordenaciГіn del recinto
Una vez clausurada la exposiciГіn, se procederГЎ al desmontaje de la misma invirtiendo los procedimientos realizados durante su montaje y contando con la participaciГіn de los antes implicados.
El espacio deberГЎ limpiarse, reparase de los posibles daГ±os y adecuarse para una futura actividad.
Balance econГіmico
CabrГЎ tambiГ©n realizar un recuento econГіmico donde se reflejen tanto ingresos como gastos del proyecto y que pueda ser cotejado con los presupuestos previamente establecidos.
En el caso de que el organizador posea los derechos de exhibiciГіn de la exposiciГіn, se valorarГЎ la posibilidad de establecer un calendario de distribuciГіn, intercambio o cesiГіn a otros espacios, agentes o instituciones interesadas en exponerla.
Balance organizativo
El coordinador redactarГЎ una memoria del proyecto expositivo en la que se recoja la documentaciГіn de la muestra y los incidentes ocurridos a lo largo de toda la exposiciГіn. Este documento se completarГЎ con los planos del montaje expositivo, un archivo fotogrГЎfico, un dosier de prensa y un bloque de estadГsticas relativo a las visitas.
Este documento-balance se puede convertir en una perfecta herramienta de difusiГіn de la actividad con vistas a su posible itinerancia.
EvaluaciГіn
RevisiГіn
Documentos
1. ResultarГЎ productivo profundizar en los contenidos y desarrollos del curso que Margarita Aizpuru (Comisaria de exposiciones, crГtica de arte, investigadora, ETC.) ofrece en la web de la FundaciГіn Fiart (Fondo Internacional de las Artes): www.fundacionfiart.org. Su guiГіn nos ha servido para secuenciar procesos y procedimientos de los proyectos expositivos.
2. En esa misma lГnea, hemos tomado informaciГіn del artГculo "GestiГіn y CoordinaciГіn de Exposiciones" de Josefina Blanca Armenteros, directora de exposiciones de la FundaciГіn Caja Madrid, el cual aparece en la siguiente direcciГіn: es.scribd.com
3. Los convulsos tiempos que vive actualmente la industria cultural (en especial la musical, cinematogrГЎfica y editorial), asociados a la crisis de los soportes, obligan a reflexionar sobre el tema como base modificadora en un futuro inminente de los procesos de producciГіn artГstica. Algunos de los muchos artГculos publicados en torno al tema se pueden encontrar en la web de El PaГs: elpais.com/tag/industria_cine/a, elpais.com/tag/industria_discografica/a, elpais.com/tag/sector_editorial/a.
4. Desde este enlace se accede a la informaciГіn sobre los recursos y lГneas de gestiГіn que aborda el Instituto de la CinematografГa y de las Artes audiovisuales, servicios, cooperaciГіn internacional y lГneas de actuaciГіn en materia de cine y audiovisuales: www.mcu.es/cine
5. Desde este enlace, dedicado al teatro, la danza, la mГєsica y el circo, se accede a todos los recursos y lГneas de gestiГіn que aborda la SecretarГa de Estado de Cultura, ademГЎs de informaciГіn sobre la labor de otras administraciones: www.mcu.es/artesEscenicas
6. Estas son algunas de las webs de empresas dedicadas a la venta de entradas: atrapalo.com www.entradas.com www.ticketmaster.es www.generaltickets.com www.ticketea.com www.ticktackticket.com.
BibliografГa
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ГЃLVAREZ DELGADO, Juana; MACГЌAS GARCГЌA, Manuel. Mapa de procesos del servicio de extensiГіn universitaria [en lГnea]. CГЎdiz: Servicio de Publicaciones de la Universidad, D.L. 2009. (Observatorio Cultural del Proyecto Atalaya, n. 32). Disponible en: www.observatorioatalaya.es
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- Salvador CatalГЎn Romero
- DocumentaciГіn
- BibliografГa
- Organiza:
- universidad de cГЎdiz
- Financia:
- observatorio atalaya
- ConsejerГa de EconomГa, InnovaciГіn, Ciencia y Empleo de la Junta de AndalucГa
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- universidad internacional de andalucГa
- universidad de jaГ©n
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